Многие люди, работающие в офисе, считают его своим вторым домом, в котором накапливается и немало личных вещей на фоне деловых бумаг, канцелярских принадлежностей, оргтехники.
Если компания, которая владеет помещением, решила организовать комплексный офисный переезд, то нужно тщательно подготовиться к этому процессу. Здесь важно не просто перевести коробки с вещами на новое место, а позаботиться о том, чтобы после переезда можно было все без потерь распаковать и расставить по нужным местам в изначальном состоянии. Это позволит продолжить работу в обычном режиме в короткие сроки.
Если компания, которая владеет помещением, решила организовать комплексный офисный переезд, то нужно тщательно подготовиться к этому процессу. Здесь важно не просто перевести коробки с вещами на новое место, а позаботиться о том, чтобы после переезда можно было все без потерь распаковать и расставить по нужным местам в изначальном состоянии. Это позволит продолжить работу в обычном режиме в короткие сроки.
Как подготовиться: тонкости правильной организации
Поскольку каждый час, потраченный на переезд, отнимает у фирмы не только время, но и деньги, важно привлечь специалистов, которые помогают в организации данного процесса.
Первое, что необходимо сделать после вынесения официального решения руководства — оповестить всех сотрудников о предстоящем переезде офиса. Это можно сделать с помощью корпоративной рассылки или посредством организации собрания для персонала. На нем можно решить, как подготовиться к офисному переезду и сделать это максимально быстро. Если в штате компании работает мало сотрудников, то можно сообщить о грядущих переменах в устной форме. При этом персоналу важно сообщить следующую информацию:
- адрес нового помещения;
- схему проезда на общественном транспорте;
- данные о наличии парковочных мест;
- план с указанием расположения отделов.
Важные советы по переезду офиса на новое место
На этапе организационных работ важно учесть все нюансы, которые помогут сделать переезд менее трудоемким и дорогостоящим. Необходимо обратить внимание на следующее:
- чтобы грамотно собрать вещи и ничего не забыть, то проще нанять профессионалов. Т.е. воспользоваться услугами компании, которая занимается организацией переездов офисов, квартир, дач, банков, в том числе и в другие города. Фирма также может предоставить транспорт и услуги грузчиков. Например, https://pereezd-nnovgorod.ru/;
- для того чтобы решить, как правильно организовать офисный переезд, нужно составить подробный план нынешнего помещения. Необходимо отметить имеющиеся рабочие места и мебель, которая к ним относится. Далее подготавливается план новых помещений и определяются места размещения столов, шкафов, стеллажей;
- при планировании переезда важно определить объем будущих перевозок, от которого зависит выбор транспорта. Если расстояние между прежним и новым помещениями небольшое, то можно выполнить два рейса на малотоннажном автомобиле. Когда планируется совершить более четырех рейсов — лучше воспользоваться двумя транспортными средствами;
- упаковка документации, канцелярских принадлежностей, техники и предметов мебели — еще один важный этап переезда. При укладке важных бумаг в коробки важно делать на них небольшие пометки (номер рабочего стола, шкафа). Это позволит быстрее разложить все по своим местам. Разбирая технику, нужно позаботиться о ее надежной упаковке, чтобы во время транспортировки целостность мониторов, блоков питания, принтеров не нарушилась. Хрупкие устройства лучше обернуть воздушно-пузырьковой пленкой;
- после упаковки мелких вещей можно приступать к разборке предметов обустройства. Выясняя, как перевезти офис, чтобы мебель в процессе транспортировки не была повреждена, важно помнить о качественной упаковке шкафов, стульев, столов и других изделий. Полки, столешницы, элементы стеллажей и шкафов можно укладывать вертикально, что позволит сэкономить место в грузовике. Коробки с мебелью также стоит обозначить соответствующей маркировкой;
- при упаковке предметов обустройства нужно уделить внимание защите их поверхностей от пыли, влаги и повреждений механического характера. Перед транспортировкой полированных столешниц и полок их следует накрыть гофрированным картоном. Еще нужно не забыть упаковать в стретч-пленку кресла, стулья, диваны;
- чтобы стало легче перевозить компьютерные кресла и стулья, их можно сложить стопками;
- последним этапом, завершающим переезд офиса по шагам, является организация разгрузки с соблюдением составленного плана. Всю мебель, офисную технику, документы и личные вещи необходимо расставить по своим местам, в чем поможет маркировка. После выгрузки коробок нужно произвести сборку предметов обустройства и их расстановку. Компьютеры, принтеры, сканеры и другую технику нужно подключить в соответствии с рабочими местами.
Грамотно организованный переезд дает возможность обустроить новое рабочее помещение в течение нескольких часов. Чтобы данное мероприятие не отразилось на работе фирмы, перевозить офис лучше в выходные дни. Обратившись к сотрудникам специализированных компаний, можно и вовсе избавиться от лишних хлопот.
Алекс Шокер, ГИПОРТ (ML)
+1
+1
+1
+1
+1
+1
+1
