Термин «автоматизация» давно и прочно вошел в нашу жизнь. Автоматизируется сейчас всё и вся – начиная от бухгалтерского учета индивидуального предпринимателя и заканчивая деятельностью крупного промышленного предприятия. Не обошла автоматизация стороной и ресторанный бизнес, причем для этой сферы были разработаны специализированные решения, учитывающие в комплексе отраслевую специфику предприятий этой отрасли. Таким решением является 1С:Трактиръ. В 2010 году компанией «Апрель Софт» была проведена автоматизация ресторана в гостиничном комплексе «Деловой Клуб» в городе Выкса Нижегородской области.
5 фактов об автоматизации «Делового клуба»
Основной целью автоматизации ресторана в «Деловом клубе» было повышение прибыльности бизнеса. В результате автоматизации повысилась «прозрачность» учета, управляемость бизнесом за счет возможности оперативного реагирования руководства на изменение внешних условий, сократились различные виды издержек, таких как затраты на персонал, складские затраты, затраты, связанные со злоупотреблением сотрудников, исключились дублирования операций и неизбежных без автоматизации ошибок «человеческого фактора». Были оптимизированы бизнес-процессы на предприятии и повысилось качество обслуживания клиентов.
В компании внедрена система программ: «Трактиръ» для управленца – «Трактиръ:Front-Officev3 БИЗНЕС», и «Трактиръ» для бухгалтера — «Трактиръ:Back-Office ПРОФ». Обе конфигурации работают на платформе 1С:Предприятие 8 и образуют в связке с 1С:Бухгалтерия 8 единый программный комплекс. Таким образом, автоматизация ресторана разделена на 2 блока – автоматизация управленческих и маркетинговых задач и автоматизация учета и контроля, в том числе бухгалтерский и налоговый учет.
«Трактиръ:Front-Officev3 БИЗНЕС» автоматизирует работу зала ресторана, в этой программе работают официанты, администраторы и руководство «Делового клуба».
= Рекомендации =
Официанты оформляют заказы с помощью двух POS-терминалов, авторизуются сами и авторизуют клиентов с помощью магнитных карт с логотипом заведения. Это нужно для предоставления персональной скидки владельцу карты, а также учета работы официантов. Сократилось время обслуживания клиентов, исключились ошибки при оформлении заказа.
Рабочие места персонала «Делового клуба» были автоматизированы с подключением торгового оборудования: POS-компьютера FirichGlaive, картридеров FirichAegis для магнитных карт, принтеров чеков PosiflexAura-8000, сенсорного монитора LCD 15’ Firich. Ресторан разделен на две зоны – внутренний зал и летнее кафе. POS-терминал при необходимости легко выносится из зала в кафе, это очень удобно для официантов.
Руководство компании с помощью программы контролирует деятельность своего персонала, получает подробную отчетность по ежедневным продажам, отслеживает эффективность работы сотрудников.
- В программе «Трактиръ:Back-Office ПРОФ» работает бухгалтер. Специалисты компании «Апрель Софт» внедрили систему, которая позволяет бухгалтеру:
- Вести количественно — суммовый учет продуктов и блюд;
- Вести многофирменный учет (кроме того, программа поддерживает различные системы налогообложения, что актуально для компании как для представителя сферы общественного питания);
- Списывать товары
- Вести складской и производственный учет: расчет плановой и фактической себестоимости блюд, формирование меню и прейскуранта барной продукции, корректировка технико-технологической карты на определенный период
- Указывать технологический процесс изготовления блюда, а также порядок оформления, подачи, реализации и хранения
- Вести историю отпускных цен на блюда и продукты
- Учитывать специи.
Из других возможностей программы, которые активно используются бухгалтерией «Делового клуба», выделяются возможность свободного перемещения продуктов между различными местами хранения, оприходование товаров на склад и в производство, продажа из любого места хранения, автоматическое оприходование излишков, автоматическое обновление цены в карточке товара, поиск вхождений номенклатуры в состав блюд, для процесса закупок важным моментом является возможность контроля минимальных остатков.
С помощью Back-Office подготавливается бухгалтерская и регламентированная отчетность, заполняются унифицированные формы отчетов и документов, таких как товарные отчеты по кухне и рознице, формируется дневной заборный лист. Осуществляется обмен данными с Front-Office, это позволяет бухгалтеру автоматически формировать документы «Выпуск продукции» и «Перемещение товаров» на основании данных о реализации.
При выполнении проекта автоматизации ресторана специалисты «Апрель Софт» учли множество важных мелочей, начиная с электропитания и расположения рабочих мест и заканчивая обучением сотрудников работе с программой. Обученный персонал быстро и четко работает в программе, что сказывается на повышении качества обслуживания клиентов. В конечном итоге это влияет и на решение главной задачи автоматизации – повышение прибыльности, что было наиболее важно для собственников «Делового клуба».
Польза автоматизации налицо — за непродолжительный период работы в «Трактире» руководство «Делового Клуба» отмечает реальные результаты в виде сокращения издержек, в том числе и на персонал, и увеличение прибыли. Вложения на автоматизацию окупились за два месяца.
