В условиях, когда рынок всё больше и больше становится конкурирующим, а финансовые системы требуют тщательного ведения и анализа, на помощь приходят системы электронного документооборота. Которые помогают с помощью компьютерных технологий систематизировать и контролировать все документы, которые использует та или иная организация.
Причём они могут одинаково результативно использоваться как коммерческими предприятиями, так и государственными и промышленными учреждениями. Автоматизация документооборота позволяет не только сократить время на переработку информационных данных, финансовых расчётов и эффективного анализа, но и позволяет контролировать и своевременное выполнение поставленных задач.
Этому способствуют современные компьютерные технологии, которые способны перевести весь поток информации в более структурированный и объёмный вид. Это использование и неструктурированного текста (таблиц), и изображений, и графических структур, а также аудио и видео технологий. Что позволяет делать хранение, поиск, анализ, структуру документооборота более точными и выверенными.
Несмотря на использование документов в самых разных отраслях, таких как юриспруденция, медицина, правительственные организации, система образования, бизнес и финансы, и с их разнообразием успешно справляются системы электронного документооборота. Они позволяют установить один поток на все входящие и исходящие документы на предприятии, сделать их более прозрачными для анализа, автоматизировать бумажную и ручную работу, сэкономить время на поиск.
Значительное упрощение при хранении информации, ведение одной базы данных, доступ к которой возможен для всех сотрудников предприятия, интеграция с другими компьютерными программами, в том числе и электронной почтой, делает системы электронного документооборота незаменимыми. Возможно также восстановление потерянной базы данных.
По данным некоторых источников объём необходимой информации на предприятии каждый год увеличивается в среднем в два раза, поэтому без надёжной эффективной системы электронного документооборота в современном обществе просто не обойтись.
Журналист портала ГИПОРТ.РФ Эвелина Белоусова
